Las ayudas y subvenciones pueden suponer un gran impulso para sacar tu proyecto adelante. Pero el trabajo no termina ahí. Una vez que te han concedido la ayuda y has ejecutado el proyecto, llega el momento de la justificación de la ayuda, es decir, explicar cómo se han utilizado los fondos recibidos.
La justificación de la ayuda es un trámite que te permite demostrar que los fondos recibidos se han usado correctamente y que se han obtenido los resultados esperados. Es un paso fundamental para cerrar exitosamente un proyecto y mantener tu credibilidad de cara a futuras convocatorias.
Sin embargo, realizar esta tarea correctamente no es siempre sencillo. Cada convocatoria tiene sus propios requisitos y plazos, y es fácil omitir algún detalle importante. Por eso, te facilitamos 5 consejos clave para que la justificación de tu ayuda sea un éxito.
Justifica la ayuda recibida por tu proyecto con éxito
Una vez recibida una ayuda es obligatorio justificarla.
Por eso, aquí te facilitamos 5 consejos para justificar la ayuda recibida. Algunos de ellos puedes ponerlos en práctica desde el primer momento:
1. Lee cuidadosamente las bases de la convocatoria, la convocatoria y toda la normativa relacionada.
Cada ayuda tiene requisitos específicos. Es necesario comprender los plazos de entrega, documentos requeridos, formato o plantilla a utilizar, indicadores clave que deben ser reportados, condiciones específicas de cada convocatoria.
Consejo: Marca los requisitos obligatorios y usa una lista de verificación para no omitir nada.
2. Lleva un registro continuo desde el inicio
No esperes al final para reunir toda la información. Durante la ejecución del proyecto, es importante mantener un registro de todas las actividades realizadas, el nivel de participación, las incidencias, los resultados obtenidos y los recursos utilizados, facturas, recibos y comprobantes de gasto. Este registro será fundamental para la justificación de los gastos y la demostración del cumplimiento de las condiciones de la subvención.
Consejo: Usa carpetas digitales con etiquetas por categorías (ej. “Materiales”, “Evidencias técnicas”; “Personal”).
3. Documenta todas las actividades técnicas
Las entidades financiadoras quieren ver si has conseguido los objetivos propuestos y cómo has llegado a ellos. Incluye:
- Qué problema se abordó y qué solución se propuso
- Actividades realizadas para lograr el objetivo propuesto: metodologías utilizadas, tiempos estimados, recursos humanos involucrados…..
- Indicadores cumplidos
- Resultados medidos y verificables
- TRL alcanzado
Consejo: Incluye anexos técnicos con informes intermedios, bitácoras, publicaciones, patentes o software desarrollado, si aplica. Usa lenguaje claro, con redacción ordenada y anexos y documentos bien identificados. Tu guía es la memoria de solicitud.
4. Control financiero
Es importante llevar un control financiero riguroso de los gastos realizados, asegurándose de que se ajustan a las condiciones de la subvención. Esto implica mantener una contabilidad separada, clara y detallada de todos los ingresos y gastos asociados al proyecto, así como la documentación justificativa de cada gasto.
Consejo: Usa tablas comparativas que muestren lo presupuestado vs. lo ejecutado.
5. Presentación de la documentación
La documentación justificativa debe presentarse en el plazo establecido por la convocatoria y en el formato requerido. Lo más habitual es que haya que justificar en entre uno y tres meses desde la finalización del proyecto y no hacerlo puede suponer la pérdida parcial o total de la ayuda . Es importante revisar cuidadosamente la normativa de la convocatoria para asegurarse de que se presentan todos los documentos necesarios y que están correctamente cumplimentados y testear la aplicación a la que subir la documentación.
¿Qué documentos son los más comunes para la justificación de ayudas?
La memoria técnica del proyecto, facturas, justificantes de pago y la documentación específica que se solicite en la convocatoria.
Consejo: No esperes al último día para justificar. Planifica al menos una semana antes del vencimiento para revisar, corregir y enviar con calma.
¿Qué ocurre si no justificas las ayudas correctamente?
No justificar una ayuda correctamente puede suponer problemas de devolución de fondos o que te inhabiliten para solicitar otras convocatorias.
Como consecuencia, no pasar por ese proceso, puede comprometer las opciones de financiación de tu proyecto en el futuro.
¿Cómo te ayudamos en la justificación de ayudas en Ayming?
Para garantizar el éxito de la justificación y por tanto disfrutar de los fondos recibidos es fundamental la ayuda experta. Nuestros consultores están especializados en este tipo de trabajos y te ayudarán a presentar una justificación clara, completa y que cumpla con todos los requisitos.
Nuestros consultores, expertos en justificación de ayudas y subvenciones para empresas, estudian al detalle cada convocatoria para dar forma a la documentación justificativa y presentarla a la entidad financiadora en tiempo y forma.
Evita perder tu ayuda por una justificación incorrecta.
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