La segunda fase de Making Tax Digital (MTD) entrará en vigor a partir del 1 de abril de 2021 y las empresas que deban apuntarse a MTD deben estar preparadas o afrontar las consecuencias.
Antecedentes
MTD es la iniciativa de HMRC para mejorar la calidad general de las presentaciones de IVA en un esfuerzo por ayudar a reducir los errores de presentación de los clientes y la respectiva carga administrativa que se impone a HMRC para identificar y corregir dichos errores. Esta iniciativa sólo se aplica actualmente a las empresas con una facturación imponible de 85.000 libras o más, pero será obligatoria para todas las empresas registradas en el IVA del Reino Unido a partir del 1 de abril de 2022.
¿En qué consiste la segunda fase de Making Tax Digital?
Las empresas que ya superaban el umbral de las 85.000 libras, y que por lo tanto debían estar inscritas en MTD, ahora tienen que asegurarse de que los enlaces digitales están en marcha. HMRC ahora puede solicitar pruebas en caso de que sospeche que hay alguna interferencia manual en la presentación de la declaración y los clientes ahora deben cumplir o enfrentarse a una posible sanción.
¿Qué significa esto para las empresas que ya están, o están obligadas a estar, inscritas en Making Tax Digital?
Desde que se implementó MTD y se exigió a las empresas que presentaran sus declaraciones a través de un software compatible con MTD, HMRC ha permitido un período de adaptación en términos de cumplimiento de MTD. Este periodo está llegando a su fin, por lo que los clientes deben estar preparados para responder a las autoridades fiscales británicas en caso de que vengan a solicitar pruebas de los enlaces digitales entre el software de contabilidad del cliente y su respectiva presentación de declaraciones cargadas en los sistemas de HMRC.
¿Cuáles son las soluciones de Making Tax Digital disponibles?
Las empresas ya deberían estar familiarizadas con el nuevo método de presentación a través de MTD mediante uno de estos dos métodos: (1) adaptando su sistema ERP existente con una solución «plug-in» a medida proporcionada por el desarrollador del software o, (2) si mantienen los registros en hojas de cálculo Excel, a través de una de las numerosas soluciones de software puente aprobadas por HMRC.
Los principales proveedores de software ERP tienen sus propias soluciones internas para MTD que permiten a las empresas preparar y cargar sus declaraciones de IVA directamente a HMRC sin la ayuda de ningún software de terceros. Sin embargo, muchas empresas están acostumbradas a preparar sus declaraciones creando primero un informe basado en Excel, sobre todo las que utilizan un representante o agente de IVA para presentar las declaraciones en su nombre.
¿Cómo se definen los enlaces digitales?
En primer lugar, es importante tener en cuenta que los registros del IVA deben llevarse primero de forma digital, ya sea utilizando un software ERP que pueda conectarse a los sistemas de HMRC o utilizando hojas de cálculo, enlazando con HMRC a través de un software puente aprobado.
Los enlaces digitales pueden parecer autodescriptivos, pero es importante distinguir lo que HMRC aceptará en términos de modificación manual de los registros.
Cuando se mantienen registros separados (por ejemplo, dos informes de declaración del IVA procedentes de sistemas diferentes), la introducción de una referencia de celda o una fórmula para vincular los datos se consideraría un enlace digital. Sin embargo, ya no será aceptable copiar y pegar datos, incluyendo hojas de trabajo completas, por lo que será esencial revisar cuidadosamente cómo se preparan los informes de IVA, especialmente si provienen de múltiples fuentes.
No obstante, hay que estar atento, ya que, a pesar de estar «enlazados digitalmente», es perfectamente posible que se referencien cifras erróneas, lo que constituiría un error y podría dar lugar a una sanción. Tampoco se tolerarán las fórmulas o macros incorrectas, ya que la pista de auditoría digital resultante se rompería esencialmente.
Cuando los datos tengan que pasar a un agente de presentación, HMRC acepta la transferencia electrónica de datos como un enlace digital, formando parte de una pista de auditoría digital que vincula la carga final con los datos de origen. Esto incluye el correo electrónico, el FTP y, quizá sorprendentemente, incluso la colocación de registros en un dispositivo de almacenamiento digital portátil.
¿Hay excepciones?
Si está instalando o actualizando sus sistemas para dar cabida a los enlaces digitales, o pasando de los sistemas heredados y puede aportar pruebas de ello a HMRC, puede solicitar una prórroga hasta octubre de 2021. Del mismo modo, también puede presentar una solicitud de aplazamiento si ha adquirido un negocio y necesita realizar cambios o mejoras para cumplir con las normas de MTD.
Además de proporcionarte inmediatamente una solución de presentación, en Aming podemos te asesoramos para llegar al nivel de digitalización que HMRC requerirá para cumplir con los nuevos requisitos obligatorios para MTD.
Author: Rhyl Jones, VAT Consultant, Ayming Spain
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