¿Qué es un Activo Fijo y Cómo Sacarles Partido?

¿Sabes qué es un Activo Fijo? ¿Y cómo gestionarlos para aprovechar todo su potencial para tu empresa? En este post lo contamos.

¿Qué es un Activo Fijo?

Los Activos Fijos son aquellos que forman parte del patrimonio de una empresa, es decir, son bienes o derechos que han sido adquiridos para ser utilizados por la empresa en el normal funcionamiento de sus actividades y no para ser comercializados, ya sean tangibles o intangibles.

¿Cuáles son los tipos de activos fijos?

Ejemplos de este tipo de activos son:

Tangibles:
- la nave industrial
- maquinaria
- elementos de mobiliario
- equipos informáticos
- …
Intangibles:
- la propia marca de la empresa
- patentes
- software
- …

Ahora que ya queda claro qué es un activo fijo, veamos la importancia de su gestión para optimizar tu empresa.

¿Qué es la Gestión de Activos Fijos?

La Administración o Gestión de Activos Fijos es el área de la contabilidad que trata del buen uso y control adecuado de los Activos Fijos de la empresa con el objetivo de evitar pérdidas.

La gestión de ese conjunto de bienes de naturaleza real o financiera va más allá del ejercicio económico, porque permanece en el seno de la empresa y se refiere a sus inversiones permanentes. Por este motivo la Gestión de Activos Fijos ofrece información muy valiosa sobre el estado general de la empresa.

Sin embargo, no siempre se aprovecha ese potencial y, en demasiadas ocasiones, las empresas se quedan en lo superficial, haciendo amortizaciones lineales (aplicando el mismo porcentaje durante el período estipulado) que presentan al cierre del ejercicio fiscal.

Al no aprovechar el potencial de la empresa se producen dos errores estratégicos: (1) elimina la posibilidad de “ajustar” la amortización a los intereses fiscales y patrimoniales de la empresa y, (2) anula cualquier posibilidad de abordar a tiempo, una posible situación de crisis o de crecimiento, pues no se dispondrá de una imagen real de los recursos de la organización.

Estos dos problemas implican que no se tiene una imagen real de la empresa.

Además de tener una imagen fiel, la Administración de Activos Fijos permite a la empresa tomar decisiones en materia financiera y fiscal:

A nivel Financiero: refleja en sus cuentas tanto las amortizaciones como los gastos e ingresos que esos activos generan.
A nivel Fiscal: el inventario elaborado ayuda a optimizar sus impuestos de acuerdo con las leyes vigentes. Además, permite ahorrar costes, al poder reducir sus inversiones en bienes innecesarios, programar acciones de mantenimiento, reemplazar maquinarias y hasta evitar robos.

¿Qué comprende la Administración de Activos fijos?

Algunas de las tareas involucradas en la administración y control de activos son:

La actualización de inventarios con todos los datos necesarios y su respectivo código de identificación.
La definición de tiempos de mantenimiento para estimar su coste.
Elaboración de informes sobre los nuevos activos y las desincorporaciones.
Determinación del valor de la amortización por activo fijo.

¿Qué ventajas tiene gestionar tus Activos Fijos correctamente?

Te permite llevar un mejor control de la compañía facilitando todos los procesos de ubicación y mantenimiento de los activos.
Ayuda a determinar de manera inmediata Activos fijos inexistentes, que han quedado inutilizados, que están dañados o incluso que se hayan robado.
Asegura el cálculo preciso de la amortización y la depreciación que sufren los Activos fijos debido al tiempo de uso.
Ayuda a evitar sanciones fiscales. Además, el cálculo correcto de la depreciación de los Activos fijos disminuye los impuestos.
Favorece la reducción de gastos al determinarse los tiempos adecuados para el mantenimiento preventivo. Así se evitan paradas innecesarias y se alarga la vida útil de los Activos fijos.
Reduce el robo o hurto de Activos fijos. Al tener mayor control y vigilancia se persuade a cualquier persona de evitar su apropiación indebida, favoreciendo la creación de métodos o procesos para recuperar tales activos.
Mejora la imagen empresarial. La contabilidad refleja fielmente el valor de la empresa y evita salvedades de Auditoría.

¿Cómo se lleva a cabo el Control de Activos fijos?

Para gestionar los Activos fijos de manera eficiente es necesario realizar un inventario de estos ya que aporta un importante valor patrimonial y financiero para tu empresa, teniendo en cuenta los siguientes elementos:

Determinar su ubicación y existencia. De esa forma se evita la pérdida de tiempo buscando por toda la empresa.
Determinar la cantidad exacta de Activos fijos con los que se cuenta.
Mantener un control periódico del estado y condición en la que se encuentran los Activos fijos. Con ello se programa el mantenimiento y la sustitución o reemplazo en caso de haber alcanzado el máximo de su vida útil.
Definir los tiempos y labores de mantenimiento preventivo para reducir daños y paradas innecesarias que disminuyan la producción.

Resumen

Los Activos Fijos son una parte muy importante del balance de la empresa y tienen que estar bien controlados. Lo ideal es realizar, al menos una vez al año, un inventario de ellos y llevar permanentemente un control de los que están en funcionamiento.

Una correcta gestión de los activos nos permitirá: